Fases para optimizar la adquisición de equipo médico

Con el paso del COVID-19 en Latinoamérica durante el último año, se han hecho más visibles las problemáticas de presupuesto en salud, así como la financiación, compra y costos de mantenimiento de equipos médicos. Para enfrentar estos retos, es necesario tener una hoja de ruta que apoye auna buena gestión y optimización de recursos en salud buscando a la vez, garantizar de forma segura, eficaz y costo-efectiva el funcionamiento, uso y cuidado de esta tecnología durante toda su vida útil.

Es importante reunir toda la información confiable previo a la adquisición de nueva tecnología. En este sentido, los tomadores de decisión como compradores, distribuidores y demás actores de salud, deben preguntarse primero cuánto cuesta, cuánto tiempo dura, si el personal sabe utilizarlo, cómo se instala, qué insumos adicionales necesita, cómo y cuándo requerirá mantenimiento, quién lo vende, qué tan fácil es comprarlo, qué necesidades clínicas resolverá, cómo impactará en la productividad o si alguien lo podrá donar a la institución.

La hoja de ruta entonces, debe partir de un diagnóstico situacional tomando en cuenta el ámbito local, regional o nacional, tipo de hospital y capacidad de atención. No obstante, existen profesionales tanto de ingeniería biomédica como administración hospitalaria, que tienen una visión más amplia de los procesos que son necesarios para la incorporación y operación del equipo médico en las unidades hospitalarias.

A continuación, se presentan cinco consideraciones clave con sus debidos sub-procesos para la gestión de equipo médico (GEM) propuestas por el Centro Nacional de Excelencia Tecnológica en Salud (CENETEC) de México.

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Planeación

Esta fase reúne un conjunto de pasos mediante los cuales se introduce una mayor racionalidad y organización de acciones articuladas entre sí, con el fin de garantizar que los equipos médicos sean seguros, eficaces y costo-efectivos.Dichas actividades deben contemplar:

• Diagnóstico situacional: se consideran los aspectos epidemiológicos, demográficos, geográficos, socio culturales, características operativas de las unidades médicas, como la demanda satisfecha, la real y la probable, la oferta disponible de equipos médicos, la productividad asociada y los recursos disponibles.
• Análisis de necesidades: se realiza por parte del área médica y paramédica para integrar la información de los equipos que se necesitan y las alternativas tecnológicas para las actividades de atención preventivas, curativas y de rehabilitación.
• Revisión derequerimientos: infraestructura física, recursos humanos, gastos de operación, consideraciones técnicas y operativas se deben analizar para determinar con qué se cuenta y qué faltaría para que el equipo médico esté en funcionamiento.
• Elaboración del estudio de mercado: se realiza para conocer cuánto cuesta el equipo, las consideraciones de infraestructura, desinstalación o instalación. Es indispensable tener el detallede las especificaciones esenciales como el nivel tecnológico o estratificación, condiciones especiales de uso, restricciones, requisitos técnicos y normativos que se deben cumplir.
• Financiamiento: implica conocer cuáles son las fuentes o vías por las cuales se puede conseguir el recurso económico con base en el monto que arroje el estudio de mercado.

Incorporación

Este es el paso para entender el mecanismo de adquisición del producto a través de la compra, arrendamiento, donación, contratos de comodato, entre otros. Para ello es importante revisar varios temas antes de optar por cualquier mecanismo, teniendo en cuenta como esenciales tres aspectos:

• Jurídico: el mecanismo seleccionado cuenta o está dentro del marco legal, es decir, ¿Existen procedimientos, requisitos y demás disposiciones legales para su contratación? ¿Se cumplen con todas las disposiciones propias del país, sector o localidad?
• Económico: existen los recursos, solvencia económica o presupuestal para adquirir y mantener la operación del equipo médico.
• Técnico: se cuenta con las características técnicas que resuelven la necesidad planteada en la fase de planeacióntales como, la infraestructura física, los recursos humanos y la previsión de permisos de construcción, licencias de operación, etc.

Instalación

Se debe considerar principalmente a los equipos médicos con un nivel de tecnología que requiere condiciones específicas para su funcionamiento y operación como por ejemplo instalaciones eléctricas, hidráulicas, infraestructura física, suministro de gases medicinales, adecuaciones de las áreas, blindajes, guías mecánicas o características propias establecidas por el fabricante.

Durante este proceso, deben contemplarse aquellas actividades encaminadas a garantizar las condiciones físicas para que los equipos médicos sirvan. Aquí también se incluyen las pruebas de funcionamiento y la capacitación inicial a operadores, usuarios y personal de ingeniería biomédica o responsable de vigilar el trabajo del equipo durante su uso.

Operación

Este proceso permite medir, controlar y mantener el funcionamiento del equipo médico de acuerdo con la finalidad de uso y las especificaciones del fabricante a lo largo de su vida útil. Por lo tanto, es necesario tener en el radar:

• Registro o alta en el inventario.
• Observación del periodo de garantía y las condiciones que aplican.
• Previsión y elaboración de un plan de mantenimiento preventivo y correctivo.
• En el caso de los contratos, hacer válidas las cláusulas de mantenimiento del equipo.Previsión y elaboración de un plan de adquisición de refacciones en el caso de equipo propio.
• Programa de capacitación continua a usuarios e ingenieros biomédicos.

Baja de equipos

Previo a iniciar el proceso de baja del equipo médico es conveniente analizar si realmente requiere sustitución y tener en cuenta las actividades mencionadas en la fase de planeación, con la finalidad de evitar afectaciones en la prestación de los servicios de la institución. Dicha baja o sustitución se realizará de acuerdo con  varios factores, como son:

• Deterioro que imposibilite la operación.
• Equipo descompuesto y que no es susceptible de reparación.
• Equipo que se ha descompuesto y su reparación no resulta rentable.
• Tiempo de vida útil rebasado y por lo cual requiere remplazo.
• Equipos aun funcionales pero que ya no se necesitan para la prestación del servicio.
• Actualización de la tecnología al remplazar componentes, accesorios o dispositivos médicos complementarios.
• Equipos considerados como desechos e inhabilitados para su reutilización.

Cabe señalar que, en el caso de los compradores, deben tener en cuenta las necesidades de la unidad médica, contar con un inventario funcional y solicitar asesorías e información a especialistas y proveedores. Por otra parte, los vendedores deben tener amplio conocimiento de sus clientes, contar con bases instaladas y proporcionar asesoramiento e información pertinente y confiable al comprador. Las dos partes deben conocer las reglas de operación aplicables a cada institución y los requisitos y disposiciones legales.