Logística inteligente para inventario en hospitales

Modernizar el sistema de inventarios entre actores de la industria médica, permite mejorar la trazabilidad de datos y los tiempos de descargue, reducir la obsolescencia por vencimiento de productos, así como aumentar la visibilidad de insumos entre socios de negocio.
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En el marco de la política de seguridad del paciente y en la búsqueda de mitigar el impacto de la falsificación, contrabando y adulteración de medicamentos, insumos y dispositivos médicos, GS1 a través de la implementación de estándares, acompaña a todos los actores de la industria (operador logístico, gestor farmacéutico, distribuidor, clínicas, hospitales, entes reguladores, entre otros) en cada una de las etapas de la red de valor, mejor conocida como cadena logística.

Los estándares GS1 son el lenguaje común para identificar, capturar y compartir los datos a lo largo de la cadena de suministro, asegurando que la información importante sea accesible, precisa y fácil de entender.

En este contexto pospandemia que está viviendo la industria médica, vale la pena destacar la importancia que trae implementar estos estándares en la logística hospitalaria, así como  la pertinencia en la optimización de recursos financieros y del talento humano que presta los servicios de salud. Entre los beneficios de este sistema inteligente se encuentran:

1. Un lenguaje único a través del código de barras en los insumos, medicamentos y dispositivos médicos, desde la producción hasta la dispensación y/o administración al paciente.
2. Trazabilidad end to end de los productos, que facilita el recall, el reporte de tecnovigilancia o farmacovigilancia y el cumplimiento de políticas de seguridad del paciente, así como requisitos propios de la acreditación.
3. Gestión adecuada de inventarios, que facilita la reposición a tiempo, evita la obsolescencia, permite mayor rotación y favorece el recobro a los pagadores, aumentando así el flujo de caja.
4. Concentración del talento humano, ya que en el día a día de la atención en salud, la labor propia del equipo de enfermería, se destina específicamente al cuidado de los pacientes y no a labores de gestión logística.
5. La logística inversa, se simplifica tanto para la trazabilidad (dispositivos médicos implantables) como para la facturación de los insumos utilizados en los pacientes.

Para lograr la optimización logística, mejorar la eficiencia en las operaciones y aumentar la competitividad, la tecnología juega un papel crucial en la implementación de los estándares GS1, que de por sí, son completamente agnósticos a dicha tecnología, es decir, que pueden ser ejecutados desde las herramientas más básicas como un programa de excel, hasta los softwares más avanzados y el resultado es el mismo.

Tecnologías competitivas y complementarias

Hoy en día, empresas de la industria de medicamentos y dispositivos médicos, se han destacado en el sector y ante sus competidores, por aplicar los estándares GS1 con tecnologías como Datamatrix, RFID, serialización, entre otras. Los resultados han sido  satisfactorios permitiendo que varias compañías sean  pioneras en temas de trazabilidad con tecnología de innovación.

Estudios internos de la red global GS1, han demostrado que gracias al uso de estas tecnologías se logró la reducción del 40% en el alistamiento, el 75% en el tiempo de descargue, 80% de reducción de la obsolescencia por vencimiento de productos, y un aumento del 63% de la visibilidad del producto entre socios de negocio, además de la  mejora de la gestión y desarrollo de buenas prácticas de eficiencia que tienen como objetivo final, garantizar  la seguridad del paciente.

Para comprender mejor estas tecnologías, hablaremos de dos de ellas de manera puntual:

Lecturabilidad en pequeñas dimensiones

El GS1 DataMatrix es un código de barras bidimensional. Este tipo de códigos puede contener gran cantidad de información que facilita la implementación de soluciones tales como trazabilidad y son fácilmente legibles incluso cuando se imprimen en pequeñas dimensiones (hasta de 3 mm);así mismo, cuenta con una alta fiabilidad de lectura gracias al sistema de información de 2 dimensiones.

Entre sus ventajas se incluye la capacidad de codificar la fecha o número de lote. Cuenta con un algoritmo de corrección de errores sofisticado, que compensa los datos perdidos o desaparecidos, marcas extrañas o los daños que pueda tener el código impreso. Esto significa que la calidad de impresión y el contraste son mucho menos críticos que con los tradicionales códigos de barras lineales.

La nueva generación del código de barras

El Código Electrónico de Producto o EPC es una identificación única, considerada la nueva generación del estándar de código de barras. Sirve para identificar productos, pero tiene mayores ventajas y capacidades como tener asociado a un Tag la fecha de producción, el origen e incluso el destino de este. El EPC almacenado en este tag de radiofrecuencia,  transmite la información cargada previamente, cuando el producto  pasa a través de una antena, capturando la información en grandes lotes de medicamentos, insumos o dispositivos médicos, lo cual  provee el mayor nivel de visibilidad en toda la cadena de valor, beneficiando a los pacientes a través de la disponibilidad y la rapidez del servicio. A su vez,  garantiza la calidad y ayuda a evitar que los productos falsificados, de contrabando o adulterados, lleguen hasta el paciente.

En conclusión, GS1 visualiza un futuro en el cual el sector salud utilizará estándares mundiales para todos los artículos (medicamentos, insumos, dispositivos médicos), localizaciones, personas y procesos, para alinear a la política de seguridad del paciente y la eficiencia de la red de valor, comenzando por la producción y finalizando con la administración o dispensación a los pacientes y usuarios en sus procedimientos o tratamientos específicos, y que al ser tan variables, complejiza al sector, en la gestión logística.